Jak poprawnie wykazać różnice kursowe w KPiR?

Jak ewidencjonować różnice kursowe w KPiR?

W dzisiejszych czasach wielu przedsiębiorców robi interesy z zagranicznymi firmami i często takie transakcje są rozliczane w obcych walutach. Nie każdy jednak zdaje sobie sprawę, że przy nabyciu lub sprzedaży towaru bądź usługi w obcej walucie mogą wystąpić różnice w kursach, które dany przedsiębiorca ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu lub pozostałych przychodów z działalności gospodarczej. Oznacza to więc, że kurs danej waluty może być inny w dniu zapłaty, a jeszcze inny w trakcie ujęcia transakcji w Księdze Przychodów i Rozchodów. Co zatem zrobić w takiej sytuacji? Jak dokładniej poprawnie wykazać różnice kursowe w KPiR? Tego dowiecie się z dzisiejszego artykułu! Zapraszamy do lektury!

Spis treści:
1. Na czym polegają różnice kursowe?
2. Kiedy powstają różnice kursowe?
3. Jak rozliczać różnice kursowe w KPiR?
4. Jak wyglądają różnice kursowe po stronie sprzedaży?
5. Jak wyglądają różnice kursowe po stronie zakupu?
6. Jak wykazać różnice kursowe w KPiR?
7. Jak wygląda rozliczanie różnic kursowych w KPiR?
• Rozliczanie różnic kursowych – przykład 1
• Rozliczanie różnic kursowych – przykład 2

Na czym polegają różnice kursowe?

Różnice kursowe to pojęcie, które oznacza, że w sytuacji nabycia lub sprzedaży towaru bądź usługi w walucie obcej występują różnice w przeliczeniu na złotówki, które związane są ze zmiennym kursem na rynkach walutowych. Główną przyczyną ich powstawania jest zapis mówiący o tym, że dla faktury wystawionej w obcej walucie przeliczenie kursu przyjmuje się na dzień poprzedzający datę wystawienia faktury. Biorąc więc pod uwagę, że zmiany kursu walut względem złotówki mają miejsce każdego dnia, różnice kursowe dotyczą praktycznie każdego przypadku. To właśnie dlatego kurs danej waluty może być inny w dniu zapłaty, a jeszcze inny w trakcie ujęcia transakcji w Księdze Przychodów i Rozchodów. Mimo to, takie różnice zgodnie z brzmieniem polskiej wykładni prawa można zaliczyć w koszty prowadzenia działalności gospodarczej.

Kiedy powstają różnice kursowe?

Różnice kursowe powstają w momencie, gdy wartość faktury różni się od rzeczywistej kwoty do zapłaty po przewalutowaniu na złotówki. Zgodnie z przepisami wartość wyrażoną w obcej walucie należy bowiem przeliczyć na złotówki według średniego kursu ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski w dniu poprzedzającym dzień wystawienia faktury. Biorąc więc pod uwagę, że zmiany kursów walut względem złotówki mają miejsce każdego dnia, to trzeba pamiętać, że kurs danej waluty może być inny w dniu wystawienia faktury, a jeszcze inny w trakcie jej opłacenia. Oczywiście wtedy należy te różnice ująć w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Jak rozliczać różnice kursowe w KPiR?

Różnice kursowe mogą dotyczyć zarówno faktur sprzedażowych, jak i zakupowych, w związku z czym mogą stanowić koszt podatkowy lub przychód firmy. Trzeba jednak wiedzieć, że różnice kursowe mogą występować zarówno jako różnice dodatnie, jak i różnice ujemne. I tak o różnicach dodatnich mówimy, gdy wartość poniesionego kosztu wyrażonego w walucie obcej po przeliczeniu na złotówki według średniego kursu ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski jest wyższa od wartości tego kosztu w dniu zapłaty. Natomiast o różnicach ujemnych mówimy, gdy wartość nabytych środków bądź usług w walucie obcej w dniu wpływu pieniędzy jest niższa od wartości tych środków bądź usług w dniu zapłaty w walucie obcej po przeliczeniu na złotówki według średniego kursu ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski. Wynika to z ustawy o PIT, a konkretniej art. 24c. ust. 1, który brzmi:

Różnice kursowe zwiększają odpowiednio przychody jako dodatnie różnice kursowe albo koszty uzyskania przychodów jako ujemne różnice kursowe w kwocie wynikającej z różnicy między wartościami określonymi w ust. 2 i 3.

Podczas ewidencjonowania faktur jest zatem niezbędne ujęcie różnic kursowych, które powinno się obliczyć na podstawie daty wystawienia faktury oraz daty dokonania płatności. Oznacza to, że gdy wartość faktury wykazanej w KPiR jest niższa niż kwota wpłacona na konto, różnica kursowa będzie stanowiła pozostały przychód firmy, a gdy wartość faktury wykazanej w KPiR przeliczonej na złotówki jest wyższa niż wartość płatności, wtedy taką płatność zaliczamy do kosztów uzyskania przychodu. Oczywiście tutaj należy pamiętać, że w przypadku różnic kursowych bardzo ważne jest to, że dotyczą one tylko i wyłącznie pieniędzy wpływających na konto.

Jak wyglądają różnice kursowe po stronie sprzedaży?

Różnice kursowe po stronie sprzedaży mogą stanowić zarówno pozostały przychód, jak i koszt uzyskania przychodu. Aby je wyliczyć, należy wziąć pod uwagę datę wystawienia faktury oraz datę dokonania płatności. Wówczas po ich przeliczeniu może wyjść wynik:

Dodatni (pozostały przychody firmy), w którym wartość faktury wykazanej w KPiR jest niższa niż kwota do zapłaty w walucie obcej po przeliczeniu na złotówki według średniego kursu ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury oraz sprzed dnia otrzymania zapłaty.
Ujemny (koszty uzyskania przychodu firmy), w którym wartość faktury wykazanej w KPiR jest wyższa niż kwota do zapłaty w walucie obcej po przeliczeniu na złotówki według średniego kursu ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury oraz sprzed dnia otrzymania zapłaty.

Jak wyglądają różnice kursowe po stronie zakupu?

I tutaj podobnie różnice kursowe po stronie zakupu mogą stanowić zarówno pozostały przychód, jak i koszt uzyskania przychodu. Aby je wyliczyć, należy wziąć pod uwagę datę wystawienia faktury oraz datę dokonania płatności. Wówczas po ich przeliczeniu może wyjść wynik:

Dodatni (pozostały przychody firmy), w którym wartość faktury wykazanej w KPiR jest większa niż kwota do zapłaty w walucie obcej po przeliczeniu na złotówki według średniego kursu ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury oraz sprzed dnia zaksięgowania zapłaty.
Ujemny (koszty uzyskania przychodu firmy), w którym faktury wykazanej w KPiR jest mniejsza niż kwota do zapłaty w walucie obcej po przeliczeniu na złotówki według średniego kursu ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury oraz sprzed dnia zaksięgowania zapłaty.

Jak wykazać różnice kursowe w KPiR?

Wspomniane różnice kursowe należy ująć w Księdze Przychodów i Rozchodów. I tak dodatnie różnice kursowe wykazuje się w kolumnie 8, czyli „Pozostałe przychody”, natomiast ujemne różnice kursowe wykazuje się w kolumnie 13, czyli „Pozostałe wydatki”. Rozliczenia te najczęściej księguje się w ostatnim dniu miesiąca, w którym nastąpiła zapłata, ponieważ ustalenie różnic kursowych jest możliwe jedynie po dokonaniu lub otrzymaniu faktycznej zapłaty. I tutaj w każdym z tych przypadków, dokumentem księgowym, na podstawie którego różnice kursowe wykazuje się w KPiR jest dowód wewnętrzny. Oczywiście jest też możliwe zbiorcze księgowanie różnic kursowych z danego okresu i wtedy w dokumentacji księgowej do dowodu wewnętrznego warto podpiąć też dodatkowy dokument z wyliczeniami różnic oraz kursami walut, które zostały wyliczone według średniego kursu ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury oraz sprzed dnia zaksięgowania zapłaty.

Jak wygląda rozliczanie różnic kursowych w KPiR?

Podczas rozliczania różnic kursowych absolutną podstawą jest pamiętanie o tym, aby księgować je na podstawie daty wystawienia faktury oraz daty dokonania płatności. W nowoczesnych systemach księgowych istnieją specjalne automatyzacje, które znacząco ułatwiają to działanie. W takim wypadku najczęściej wystarczy wprowadzić fakturę w walucie obcej oraz ustawić wspomniane daty w systemie, aby różnica wyliczyła się samodzielnie. Poniżej przedstawiamy więc kilka przykładów, które dokładnie prezentują rozliczanie różnic kursowych w praktyce:

Rozliczanie różnic kursowych – przykład 1

Przedsiębiorca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, w ramach której zajmuje się projektowaniem graficznym i w dniu 1 sierpnia 2024 roku wykonał dla firmy z Francji banner reklamowy. Przedsiębiorca ten korzysta ze zwolnienia z podatku VAT, w związku z czym od razu po wykonaniu usługi wystawił fakturę na kwotę 1000 euro. Kontrahent opłacił ją jednak dopiero tydzień później, czyli 8 sierpnia 2024 roku, a zapłata nastąpiła na rachunek krajowy, ponieważ przedsiębiorca nie posiada rachunku w walucie obcej.

Rozliczenie w takim wypadku powinno wyglądać tak:

W Księdze Przychodów i Rozchodów w kolumnie 7 pod datą 1 sierpnia 2024 roku jako przychód ze sprzedaży została wykazana kwota 4295.30 zł (1000 euro x 4.2953 zł z tabeli kursów nr 148/A/NBP/2024 z dnia 31 lipca 2024).
Wartość faktycznie otrzymana to 4322.50 zł (1000 euro x 4.3225 z tabeli kursów nr 154/A/NBP/2024 z dnia 8 sierpnia 2024)
Teraz obliczamy różnicę kursową: 4322.50 zł – 4295.30 zł = 27.20 zł.
Ponieważ wynik jest dodatni, otrzymano dodatnią różnicę kursową, która będzie stanowiła przychód firmy, w związku z czym wykazuje się ją w kolumnie numer 8 KPiR, czyli „Pozostałe przychody”.

Rozliczanie różnic kursowych – przykład 2

Przedsiębiorca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, w ramach której sprzedaje kosmetyki i w dniu 1 sierpnia 2024 roku sprzedał firmie ze Stanów Zjednoczonych kosmetyki. Przedsiębiorca ten korzysta ze zwolnienia z podatku VAT, w związku z czym od razu po przyjęciu zamówienia wystawił fakturę na kwotę 1000 dolarów. Kontrahent opłacił ją jednak dopiero tydzień później, czyli 8 sierpnia 2024 roku, a zapłata nastąpiła na rachunek krajowy, ponieważ przedsiębiorca nie posiada rachunku w walucie obcej.